Ao contrário dos processos de produção, os processos administrativos são frequentemente impossíveis de visualizar, portanto, mais difíceis de melhorar. As equipes de Kaizen de Melhoria Administrativa, que incluem seus colegas responsáveis pelo processo, primeiro “passeiam” pelo processo e criam um mapa “espaguete”, que ajuda a equipe a identificar e eliminar rapidamente os desperdícios mais óbvios.
Em seguida, a equipe cria um mapa detalhado do fluxo do processo, em geral enchendo as paredes com notas que descrevem cada atividade envolvida no processo. Neste ponto, podemos identificar e remover desperdícios mais sutis, tais como retornos no processo, etapas desnecessárias e pontos de tomada de decisão/atrasos. Dados críticos do processo, tais como informação sobre a qualidade, o produto e o volume diário, também são reunidos e utilizados para impulsionar ainda mais a melhoria.
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